Seguridad en almacén de documentos

Una sonrisa abre la puerta

Box-it Central, ubicada en Bishops Tachbrook, cerca de los centros históricos de Warwick y Leamington Spa, ofrece servicios de recogida de documentos, almacén y entrega en 24 horas en las localidades de Warwickshire, Oxfordshire y Leicestershire. En 1996, el fundador de Box-It Central, Les Evans, dio con la idea genial de convertir edificios redundantes de granjas agrícolas de su familia en unidades modernas de almacenamiento.

Un nuevo tipo de Outsourcing

Sus fundadores se habían percatado de que el almacenamiento de documentos impresos según los cada vez más estrictos requerimientos legales se estaba convirtiendo en un porblema para un creciente número de compañías. Se hicieron la misma pregunta cada vez: ¿Dónde vamos a almacenar todos estos archivos? Por motivos legales, muchos archivos tienen que conservarse durante un período considerable de tiempo, pero no son necesarios para las actividades del día a día de un negocio. Incluso las firmas pequeñas podrían llenar habitaciones enteras con sus archivos, y los costos resultantes en almacenamiento y logística tienen un impacto negativo en los beneficios operativos.

"Aquí es justamente donde entra nuestro servicio," explicó Les Evans de Box-It Central. La compañía opera una flota de vehículos para recoger y almacenar documentos y archivos de sus clientes en unidades modernas de almacenamiento. Un sistema inteligente que combina software de gestión de documentos, códigos de barras y escaners garantiza que los documentos requeridos por los clientes se localicen rápida y fácilmente en cualquier momento.

Además, los documentos pueden ser destruídos después de períodos de expiración reglamentarios y reciclados para recuperar espacio de almacenamiento y para asegurar que información crítica de la empresa no caiga en manos equivocadas. Estos son servicios adicionales que la compañía ofrece a sus clientes. Si se solicita, Box-It Central se ocuparía de la eliminación adecuada de los documentos y de su devolución al sistema de reciclaje de manera ecológica. Un aspecto importante del modelo de negocio de Box-It Central es el garantizar la seguridad física de los registros y documentos que almacena. Las unidades de almacenamiento estaban equipadas con sistemas de seguridad y control de humedad. Las cámaras de red MOBOTIX acaban de añadirse a estos sistemas para vigilar de cerca todo lo que sucede en ellas.

Seguridad para clientes y archivos

Con el crecimiento del negocio, la cantidad de traslados empezó a crecer. Como resultado, Box-It Central empezó a buscar soluciones para vigilar el exterior de las instalaciones y controlar los accesos para incrementar la seguridad para clientes y documentos. "Nuestros archivos estaban protegidos de intrusos y peligros de incendio mediante alarma y detectores de humo. Mediante la instalación de un sistema de video vigilancia, ahora somos capaces de saber qué vehículos han entrado en las instalaciones y cuáles son sus movimientos", continúa Les Evans.

Box-It Central estaba buscando un sistema que necesitara el mantenimiento y el personal más bajos posible, lo cual dejó fuera de juego a soluciones con cámaras analógicas que necesitan cintas y, por consiguiente, cambios de cintas regulares. La compañía evaluó diferentes sistemas, en cooperación con el proveedor de sistemas Active Communications (www.activecomms.com), antes de decidirse por MOBOTIX en Abril del 2005.

Un rango variado de funciones de software

Les Evans comentaba: "Las cámaras de red MOBOTIX eran perfectas para lo que necesitábamos en nuestras instalaciones. Las cámaras no necesitan mantenimiento, ni software costoso adicional y se pueden integrar más cámaras fácilmente más adelante." Los encargados de la compañía también quedaron impresionados por la extensa gama de funciones de grabación disponibles, la alta precisión en el control de eventos para grabación y la cómoda visualización de imágenes en el navegador web del ordenador. La grabación controlada por eventos es una gran ventaja, ya que la cámara sólo graba cuando el sensor de movimiento indica que algo está sucendiendo realmente. Esto ahorra espacio de almacenamiento y reduce tiempo de búsqueda. Finalmente, estas características excepcionales convencieron a Box-It de ordenar e instalar 10 cámaras MOBOTIX a la vez. El proyecto también incluyó la instalación de una red backbone para las cámaras y se completó en Junio del 2005.

Saludo amistoso

Los visitantes de Box-It Central son recibidos por dos cámaras en la entrada. "Por favor presione el botón para abrir la puerta, y sonría a la cámara" dice un aviso directamente en la entrada del depósito. Estas imágenes no sólamente le siguen la pista a los vehículos y quienes entran. También registran las matrículas de los vehículos. Las cámaras FixDome con dos lentes ajustables individualmente son ideales para vigilar las áreas espaciosas de las instalaciones. Gracias a que estos sistemas trabajan en resolución megapíxel, fue posible instalarlas a una altura de aprox. 4 metros, abarcando una gran área, aunque proporcionando una calidad muy detallada de los eventos a nivel del suelo. Las imágenes de todas las cámaras se pueden ver cómodamente en la oficina de Box-It Central en un PC equipado con una tarjeta gráfica dual y dos monitores TFT de 19 pulgadas.

Las cámaras visibles no solamente sirven como elemento disuasorio para ladrones y vándalos, también tienen un efecto positivo que puede ser usado para marketing en Box-It Central. "Nuestros clientes pueden almacenar documentos y su material más delicado con nosotros con absoluta confidencialidad. Ahora estamos expandiendo nuestros servicios para incluir almacenamiento digital. Esta seguridad añadida hará este paso más fácil para nosotros," concluyó Les Evans.

Las cámaras contestan

Box-It Central prevé ampliar el espacio de almacenamiento a sus clientes e instalar cámaras adicionales. Además de la visualización vía Internet, la compañía también pretende aprovechar las funciones integradas de transmisión de voz de las cámaras MOBOTIX en el futuro. Y así los clientes podrían escuchar un amistoso "Bienvenido" desde la cámara de la entrada al presionar el botón.