Contrôle d'accès en Angleterre

Un sourire en guise de sésame

La société Box-It Central implantée à Bishops Tachbrook en Angleterre, non loin des villes de Warwick et de Leamington Spa au passé prestigieux offre un service d'enlèvement, de stockage et de livraison de documents et dossiers aux entreprises du Warwickshire, Oxfordshire et Leicestershire. En 1996, Les Evans, décida de transformer les bâtiments de l'exploitation agricole familiale désaffectée en entrepôts modernes.

Une nouvelle forme de sous-traitance

Les fondateurs de la société se sont aperçus que le stockage et la gestion des documents papier s'avèrent de plus en plus compliqués en raison des nombreuses obligations légales imposées aux entreprises. La question revenant le plus souvent était : Que faire de tous ces documents ? Nombreux sont ceux qui doivent être conservés pendant de longues années, sans pour autant qu'ils soient pertinents pour les opérations journalières de l'entreprise. Même les petites entreprises sont vite submergées par leurs archives. En outre, les coûts de stockage et de logistique qui en découlent ont bien souvent une incidence négative sur le chiffre d'affaires réalisé.

« C'est précisément sur ces derniers points que nos services entrent en jeu », nous explique Les Evans de Box-It Central. « Grâce à nos propres camionnettes, nous récupérons les dossiers et les documents chez nos clients pour les stocker dans nos propres entrepôts. » Un système intelligent de gestion, un logiciel de gestion de documents, des codes barre et un scanner permettent de mettre à disposition rapidement et de manière fiable les documents de clients.

De plus, les documents peuvent ou doivent être détruits et recyclés après écoulement du délai légal fixé, pour libérer de l'espace de stockage et garantir que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains. Les clients n'ont plus à se soucier de ces tâches, puisque l'entreprise les prend également en charge. Après accord avec le client, Box-It Central s'occupe de la destruction appropriée des documents et du recyclage du papier.

Un des arguments principaux du modèle de Box-It Central est la sécurité des documents confiés. C'est pourquoi l'entreprise a dû s'équiper de systèmes de contrôle de l'humidité et de systèmes de sécurité. Ces systèmes ont récemment été agrémentés de caméras réseau MOBOTIX, qui permettent la surveillance de l'intégralité du site.

Sécurité des clients et des documents

Le succès grandissant de la société a également augmenté la fréquence des allées et venues sur le site. Box-It Central souhaitait donc trouver une solution pour mieux contrôler et surveiller l'accès au site. La société tenait en effet à renforcer les mesures de sécurité autour de ses clients et des documents. « Nos locaux d'archives disposaient déjà de systèmes d'alarme et de détecteurs de fumée. Avec l'installation de la vidéo-surveillance, nous pouvons désormais savoir le nombre de véhicules qui accèdent au site et surveiller tous leurs déplacements. » , explique Les Evans. Le système ne devait, si possible, nécessiter aucun entretien ou ne mobiliser qu'un nombre restreint d'employés. C'est pourquoi les caméras analogiques, impliquant l'enregistrement sur bandes et le changement régulier de cassettes, ne pouvaient convenir. En collaboration avec leur partenaire Active Communications (www.activecomms.com), plusieurs systèmes ont été passés au ban d'essai avant d'opter finalement, en avril 2005, pour les caméras réseau MOBOTIX.

Des fonctions logicielles polyvalentes

Pour Les Evans : « Les caméras réseau MOBOTIX répondaient de manière idéale aux critères exigés pour une installation sur notre site. Les caméras ne demandent ni entretien particulier, ni logiciels coûteux supplémentaires. De plus, d'autres caméras peuvent être facilement intégrées par la suite. » Les responsables ont également été fortement impressionnés par les fonctions d'enregistrement très performantes, la précision des commandes d'événements et la qualité des images de la caméra à l'ordinateur. La commande des événements a l'avantage de n'enregistrer que les séquences pertinentes. Ce qui permet d'utiliser moins de capacité et de réduire le temps de recherche. Ces performances remarquables ont finalement poussé Box-It à acquérir et installer dix caméras. L'ensemble du projet, comprenant également la mise en place d'un réseau backbone, a été terminé en juin 2005.

Un accueil sympathique

Deux caméras situées à l'entrée accueillent les visiteurs chez Box-It Central. « Appuyez sur le bouton pour ouvrir la barrière et souriez à la caméra » , c'est le message que l'on peut lire à l'entrée de la cour. Toutes les personnes et les véhicules entrés sur le site sont enregistrés. Les caméras sauvegardent le numéro des plaques d'immatriculation de tous les véhicules. Les caméras FixDome comportent deux objectifs orientables individuellement pour assurer la surveillance de l'ensemble du site. Les systèmes de caméras fonctionnent avec une résolution en mégapixels. Elles sont donc capables de filmer jusqu'à quatre mètres de hauteur, et couvrir ainsi une grande surface, tout en conservant une qualité irréprochable de l'image. Les images peuvent être consultées dans tous les locaux de Box-It Central. Pour ce faire, un ordinateur doté d'une double carte graphique et de deux écrans TFT 19 pouces est mis à disposition.

La sécurité comme argument de vente

Les caméras bien visibles de loin servent non seulement à dissuader les voleurs et éviter tout acte de vandalisme, mais elles produisent également de nombreux effets positifs sur le chiffre d'affaires pour Box-It Central. « Nos clients peuvent nous remettre tous leurs documents, y compris les documents confidentiels en toute discrétion. De plus, nous envisageons d'étendre nos prestations au stockage de données électroniques. Les mesures de sécurité supplémentaires mises en place nous faciliterons la tâche » , estime Les Evans.

Des caméras qui parlent

Box-It Central envisage également de proposer davantage d'espace de stockage à ses clients et souhaite par conséquent installer d'autres caméras. Parallèlement à la télésurveillance via Internet, les fonctions intégrées des caméras MOBOTIX pourraient aussi, à l'avenir ; s'étendre à la transmission de la parole. L'accueil à l'entrée pourrait ainsi s'accompagner d'un chaleureux « Welcome » émis par la caméra.