Zufahrtskontrolle in England

Ein Lächeln öffnet die Schranke

Box-It Central aus Bishops Tachbrook in der Nähe der geschichtsreichen Städte Warwick und Leamington Spa bietet Unternehmen in Warwickshire, Oxfordshire und Leicestershire einen Abhol-, Lager- und Lieferservice für Dokumente und Akten. Im Jahre 1996 baute der Unternehmensgründer Les Evans nicht mehr benötigte Gebäude des familieneigenen Landwirtschaftsbetriebs zu modernen Lagerhallen um.

Neue Form von Outsourcing

Die Gründer hatten erkannt, dass Lagerung und Verwaltung von Papierdokumenten aufgrund zahlreicher gesetzlicher Auflagen für immer mehr Unternehmen zu einem Problem wurden. Immer häufiger stellte sich die Frage: Wohin mit all den Akten? Viele davon müssen etliche Jahre aufbewahrt werden, sind aber für das Tagesgeschäft nicht mehr relevant. Selbst kleinere Firmen können mit ihren Akten ganze Räume füllen. Und die daraus resultierenden Lagerhaltungs- und Logistikkosten wirken sich negativ auf das Geschäftsergebnis aus.

„Genau an diesem Punkt setzt unser Service an“, erklärt Les Evans von Box-It Central. „Mit eigenen Lieferwagen holen wir die Akten und Dokumente bei unseren Kunden ab und deponieren sie in unseren Lagerräumen.“ Ein intelligentes Verwaltungssystem, das Dokumentenmanagement-Software, Barcodes und Scanner kombiniert, sorgt dafür, dass Unterlagen, die von Kunden angefordert werden, jederzeit schnell und zuverlässig wieder bereitgestellt werden können.

Darüber hinaus können beziehungsweise müssen nach Ablauf gesetzlich vorgeschriebener Fristen Akten vernichtet und dem Recycling zugeführt werden, um Lagerraum frei zu machen und sicherzustellen, dass unternehmenskritische Informationen nicht in die falschen Hände gelangen. Auch diese Aufgaben nimmt das Unternehmen seinen Kunden ab. Nach Absprache kümmert sich Box-It Central um die ordnungsgemäße Dokumentenvernichtung und die umweltfreundliche Rückführung des Altpapiers in den Wertstoffkreislauf.

Ein wichtiger Teil des Geschäftsmodells von Box-It Central ist die Sicherheit der übernommenen Aktenbestände. Daher rüstete man die Lagerhallen mit Sicherheits- und Feuchtigkeitskontrollsystemen aus. Ergänzt wurden diese Systeme kürzlich durch MOBOTIX Netzwerkkameras, die eine komfortable Überwachung des gesamten Geländes ermöglichen.

Sicherheit für Kunden und Akten

Mit dem wachsenden Erfolg der Firma nahm auch der Verkehr auf dem Gelände zu. Daher suchte Box-It Central nach einer Lösung, um die Außenanlagen und den Zugang zum Firmengelände zu kontrollieren und damit die Sicherheit von Kunden und Dokumenten zu erhöhen. „Unsere Archive waren bereits durch Alarmanlagen und Rauchmelder gegen unbefugtes Eindringen und Feuergefahren gesichert. Durch die Installation eines Videoüberwachungssystems können wir nun jederzeit nachvollziehen, welche Fahrzeuge auf das Gelände fahren und wohin sie sich bewegen“, so Lee Evans. Das System sollte möglichst wartungsfrei sein und keine oder nur minimale Mitarbeiterressourcen binden. Daher kam eine Lösung mit analogen Kameras, Bandaufzeichnung und regelmäßigem Kassettenwechsel für Box-It Central nicht in Frage. Zusammen mit dem Systempartner Active Communications (www.activecomms.com) wurden unterschiedliche Systeme bewertet, bevor sich das Unternehmen im April 2005 für die Netzwerkkameras von MOBOTIX entschied.

Vielseitige Softwarefunktionen

Les Evans: „Die MOBOTIX Netzwerkkameras erfüllten ideal die Voraussetzungen für den Einsatz auf unserem Gelände. Die Kameras sind wartungsfrei, es ist keine zusätzliche und teure Software erforderlich und weitere Kameras lassen sich auch nachträglich problemlos integrieren.“ Beeindruckt waren die Verantwortlichen auch von den umfangreichen Aufzeichnungsfunktionen, der präzisen Ereignissteuerung und der bequemen Darstellung der Kamerabilder im Web-Browser des Computers. Die Ereignissteuerung hat den Vorteil, dass nur die Sequenzen aufgezeichnet werden, in denen tatsächlich etwas geschieht. Das spart Speicherkapazität und verkürzt die Suchzeit. Diese vorbildlichen Eigenschaften führten schließlich dazu, dass Box-It gleich zehn Kameras orderte und installierte. Das komplette Projekt, das auch die Installation eines Backbone-Netzwerks für die Kameras umfasste, wurde im Juni 2005 abgeschlossen.

Freundliche Begrüßung

Bereits bei der Einfahrt in das Box-It Central Gelände werden Besucher heute von zwei Kameras begrüßt. „Bitte drücken Sie den Knopf, um die Schranke zu öffnen, und lächeln Sie für die Kamera“, steht auf einem Schild an der Hofeinfahrt. Dabei wird nicht nur festgehalten, welche Personen und Fahrzeuge auf das Gelände gelangen. Die Kameras registrieren auch die Kennzeichen der Fahrzeuge. Die FixDome-Kameras mit zwei individuell ausrichtbaren Objektiven eignen sich ideal für die Überwachung des weitläufigen Firmenareals. Da die Kamerasysteme mit einer Megapixel-Auflösung arbeiten, konnten sie in etwa 4 Meter Höhe angebracht werden, um einen großen Bereich abzudecken, und liefern trotzdem noch detailgenaue Bilder der Ereignisse auf dem Gelände. Die Bilder aller Kameras lassen sich bequem im Büro von Box-it Central betrachten. Dafür steht ein separater PC mit einer Dual-Grafikkarte und zwei 19-Zoll-TFT-Monitoren zur Verfügung.

Sicherheit als Marketing-Argument

Die weithin sichtbaren Kameras dienen nicht nur als Abschreckung gegen Diebstahl und Vandalismus, sie haben auch positive Nebeneffekte für die Vermarktung der Serviceleistungen von Box-It Central. „Unsere Kunden können bei uns alle Dokumente einschließlich ihres vertraulichen Materials mit absoluter Diskretion einlagern. Darüber hinaus möchten wir unsere Serviceleistungen auf die Einlagerung elektronischer Datenträger ausweiten. Die zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen werden uns diesen Schritt erleichtern“, kommentiert Les Evans.

Sprechende Kameras

Box-It Central plant, weiteren Lagerraum für seine Kunden bereitzustellen und dort zusätzliche Kameras zu installieren. Neben der Fernüberwachung über das Internet sollen zukünftig auch die integrierten Funktionen der MOBOTIX-Kameras für die Sprachübertragung genutzt werden. Dann könnte die Begrüßung an der Schranke auch durch ein freundliches „Welcome“ aus der Kamera erfolgen.