La sicurezza degli archivi

Un sorriso per aprire i cancelli

Box - It Central è un'azienda con sede a Bishops Tachbrook, nei pressi dei centri storici di Warwick e Leamington Spa, e offre servizi di raccolta, archiviazione e consegna di documenti in 24 ore alle imprese della zona. Nel 1996 il fondatore, Les Evans, ha avuto la luminosa idea di convertire le tante fattorie di famiglia in moderni archivi.

La nuova forma dell'outsourcing

I fondatori dell'azienda hanno compreso che l'archiviazione e la gestione dei documenti cartacei, in rispondenza alle tante e severe normative legali, sta diventando un problema per un numero sempre maggiore di aziende. La domanda era sempre la stessa: "Ma dove mettiamo tutti questi faldoni?". Molti documenti vanno conservati a lungo, per motivi legali, ma non servono per le attività aziendali di ogni giorno. Anche le aziende di dimensioni più ridotte possono colmare intere stanze di documenti, con conseguente impatto negativo sui profitti a causa dei costi di logistica e archiviazione.

"Ecco dove entriamo in gioco noi", ci ha spiegato Les Evans di Box-It Central. "Con i nostri veicoli aziendali ritiriamo la documentazione direttamente presso i clienti e la trasportiamo nei depositi". Un intelligente sistema di gestione, basato su software di gestione documenti, codici a barre e scanner, garantisce che i faldoni richiesti dai clienti siano facilmente e rapidamente reperibili in qualsiasi momento.

I documenti, inoltre, possono o devono essere distrutti alla scadenza del periodo obbligatorio di conservazione. Il loro riciclo consente di liberare spazio prezioso, ma deve anche garantire che le informazioni aziendali critiche non finiscano nelle mani sbagliate. E questi sono alcuni degli altri servizi che l'azienda britannica offre ai clienti. Box-It Central è in grado di occuparsi del corretto smaltimento dei documenti e del riciclaggio ecologicamente compatibile della carta usata. Un aspetto importante del modello aziendale proposto da Box-It Central è la capacità di garantire la sicurezza e la conservazione degli archivi. I depositi quindi sono dotati di sistemi di sicurezza e di controllo dell'umidità. Di recente al sistema sono state aggiunte le videocamere di rete MOBOTIX per semplificare il controllo della situazione nell'intera area.

La sicurezza per i clienti e i documenti

Al sempre maggiore successo dell'azienda è corrisposto l'aumento del traffico presso la struttura e quindi Box-It Central ha cercato una soluzione di monitoraggio delle strutture esterne e del controllo dell'accesso presso l'area, per garantire la maggior sicurezza di clienti e documentazione. "I nostri archivi erano già protetti con sistemi d'allarme e antincendio, ma grazie alla videosorveglianza siamo ora in grado di determinare i veicoli entrati nella struttura e persino di seguirne gli spostamenti", ha proseguito Les Evans.

Box-It Central era alla ricerca di un sistema che richiedesse poca manutenzione e poche risorse (o addirittura senza personale), il che ha escluso una soluzione basata su videocamere analogiche che effettuano la registrazione su nastri da sostituire periodicamente. In collaborazione con il fornitore di sistemi Active Communications (www.activecomms.com), l'azienda ha valutato diverse soluzioni prima di scegliere le videocamere di rete MOBOTIX nell'aprile 2005.

Una gamma diversificata di funzionalità software

"Le videocamere di rete MOBOTIX rappresentano la scelta perfetta per le nostre esigenze", ha dichiarato Les Evans. "Sono prodotti che non richiedono manutenzione, che non necessitano di costoso software aggiuntivo e che permettono di integrare altre videocamere in tutta semplicità anche in un secondo momento". I responsabili acquisti dell'azienda britannica sono rimasti particolarmente colpiti dalla completa serie di funzioni di registrazione disponibili, dal preciso controllo degli eventi e dalla comoda visualizzazione delle immagini nel browser web del computer. La registrazione controllata dagli eventi rappresenta un vantaggio notevole, perché la videocamera memorizza le immagini solo quando il sensore di rilevazione movimento indica che accade realmente qualcosa. In questo modo si risparmia spazio su disco e si riducono i tempi di ricerca. In ultima analisi sono state queste caratteristiche eccezionali a convincere Box-It Central a ordinare e installare 10 videocamere MOBOTIX in una volta. Il progetto, che comprende anche l'installazione di una rete di supporto per le videocamere, è terminato nel 2005.

Un benvenuto amichevole

I visitatori che giungono presso l'azienda vengono accolti da due videocamere fin dall'entrata. "Please press the button to open the gate and smile for the camera", cioè "Premete il pulsante per aprire il cancello e sorridete alla videocamera!", si legge in un cartello posto direttamente all'entrata. Queste immagini non servono solo a registrare veicoli e autisti che accedono alla struttura, ma memorizzano anche le targhe degli autoveicoli. Le videocamere FixDome, dotate di due obiettivi regolabili, sono l'ideale per monitorare gli ampi spazi aziendali. Poiché i sistemi delle videocamere offrono una risoluzione megapixel, è stato possibile effettuare l'installazione a circa 4 metri d'altezza, per coprire una vasta area e al contempo offrire immagini dettagliate degli eventi a terra. Le immagini possono essere visualizzate comodamente dagli uffici di Box-It Central, su un PC dotato di doppia scheda grafica e due monitor TFT da 19".

La sicurezza, un argomento marketing davvero convincente

Le videocamere risultano estremamente visibili e non scoraggiano ladri e vandali, ma hanno anche un effetto positivo sul marketing dei prodotti di Box-It Central. I nostri clienti possono archiviare presso di noi qualsiasi documento, incluso il materiale riservato, con assoluta fiducia. Attualmente stiamo progettando l'espansione dei nostri servizi per includere l'archiviazione dei supporti elettronici e questo ulteriore livello di sicurezza renderà più facile l'attuazione di questa idea", ha concluso Les Evans.

Le videocamere che vi rispondono

Box-It Central sta predisponendo nuovi spazi addizionali per i propri clienti e progetta di installare altre videocamere. Oltre al monitoraggio remoto tramite Internet, l'azienda in futuro prevede anche di sfruttare le funzioni di trasmissione vocale integrate nella soluzione MOBOTIX. I clienti potrebbero quindi essere accolti da un amichevole "Benvenuto!" proveniente dalla videocamera quando premono il pulsante all'entrata.